Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

VOXAIO
Kasimir Eckhardt
Mittelstr. 63
32683 Barntrup

E-Mail: info@voxaio.de
Telefon: +49 156 79722055

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Eine Verarbeitung erfolgt nur, soweit dies

• zur Bereitstellung dieser Website,
• zur Vertragsanbahnung oder Vertragserfüllung,
• zur Wahrung berechtigter Interessen oder
• auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung

erforderlich ist.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website werden durch unseren Hosting-Provider automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles erhoben und gespeichert. Dabei werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

• anonymisierte IP-Adresse (Kürzung auf Byte-Ebene)
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite bzw. Datei
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL

Die IP-Adresse wird ausschließlich in gekürzter Form gespeichert und erlaubt keinen direkten Personenbezug.

Webanalyse mit Matomo

Zur anonymisierten Analyse der Nutzung unserer Website setzen wir Matomo in einer On-Premise-Installation auf eigenen Servern innerhalb der EU ein.

Dabei gilt:

• Matomo wird ohne Cookies betrieben (Cookieless Tracking)
• IP-Adressen werden anonymisiert
• keine Weitergabe an Dritte
• keine Übermittlung in Drittländer
• kein Einsatz zu Marketing- oder Trackingzwecken

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur technischen Optimierung, Sicherstellung der Systemsicherheit, Fehleranalyse sowie zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit unseres Webangebots.

Server-Logfiles und Webanalyse-Daten werden zeitlich begrenzt gespeichert und anschließend automatisiert gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevanten Ereignisse eine längere Aufbewahrung erforderlich machen.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse)

Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und wirtschaftlich effizienten Betrieb unserer Website.

4. Kontaktaufnahme

Bei einer Kontaktaufnahme per E-Mail, Kontaktformular oder Telefon verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten personenbezogenen Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Verarbeitete Daten können insbesondere sein:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Inhalt der Anfrage

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung bzw. vorvertragliche Maßnahmen)

5. Einsatz eines KI-gestützten Website-Bots (Pre-Sales)

Auf unserer Website setzen wir einen KI-gestützten Bot zu Informations- und Pre-Sales-Zwecken ein. Der Bot dient ausschließlich der Beantwortung allgemeiner Fragen zu unseren Leistungen und Produkten.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nur, wenn Nutzer ausdrücklich bestätigen (Opt-in), dass eine Anfrage an uns übermittelt werden soll.

In diesem Fall erfasst der Bot die vom Nutzer freiwillig mitgeteilten Informationen und leitet diese per E-Mail an unsere zentrale Kontaktadresse (info@voxaio.de) weiter. Dies kann insbesondere folgende Inhalte umfassen:

• Kontaktanfragen
• Terminwünsche
• Zusammenfassungen des Gesprächsverlaufs

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich nach aktiver Bestätigung durch den Nutzer.

Die Verarbeitung dient der Vertragsanbahnung bzw. der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Eine darüberhinausgehende Verarbeitung, insbesondere zu Analyse-, Profiling- oder Trainingszwecken, findet nicht statt.

Die übermittelten Inhalte werden ausschließlich zur Bearbeitung der Anfrage gespeichert und nach Abschluss der Kommunikation gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

6. Kunden- und Kommunikationsmanagement (Mautic)

Zur strukturierten Verwaltung von Kontaktanfragen und Kommunikation nutzen wir Mautic als selbst gehostetes System.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich:

• auf eigenen Servern
• innerhalb der Europäischen Union
• ohne Weitergabe an Dritte

Sofern Mautic als Auftragsverarbeiter eingesetzt wird, besteht ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. bei weitergehender Kommunikation)

7. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur an folgende Empfänger übermittelt, soweit dies erforderlich ist:

• Hosting-Provider (im Rahmen der Auftragsverarbeitung)
• IT-Dienstleister (Wartung und Betrieb)
• Behörden, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Eine Weitergabe zu Werbe- oder Analysezwecken erfolgt nicht.

8. Drittlandübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet derzeit nicht statt.

Sollte dies zukünftig erforderlich werden, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich unter Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gemäß Art. 44 ff. DSGVO.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen:

• Kontaktanfragen: Löschung spätestens 6 Monate nach Abschluss der Bearbeitung
• Vertragsdaten: Dauer der Vertragsbeziehung sowie gesetzliche Aufbewahrungsfristen
• Server-Logfiles: zeitlich begrenzt zur Systemsicherheit

10. Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für die Nutzung bestimmter Funktionen dieser Website sowie für die Bearbeitung von Anfragen und die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Ohne Bereitstellung dieser Daten kann eine Kontaktaufnahme oder der Abschluss eines Vertrags nicht erfolgen.

Eine gesetzliche Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten besteht nicht, sofern im Einzelfall nichts Abweichendes angegeben ist.

11. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch bei Verarbeitung auf berechtigtem Interesse (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an die oben genannten Kontaktdaten.

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zum Schutz personenbezogener Daten behalten wir uns vor, vor Umsetzung der Betroffenenrechte eine angemessene Identitätsprüfung durchzuführen.

12. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

13. Datensicherheit

Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch oder unbefugtem Zugriff zu schützen.

Hierzu zählen insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, Protokollierung sowie regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.