Immobilien & Hausverwaltung

KI-Telefonassistent für Hausverwaltung und Immobilien

Mieter melden Schäden, Eigentümer fragen nach Unterlagen, Interessenten möchten besichtigen. VOXAIO nimmt diese Anrufe an, ordnet sie ein und gibt sie strukturiert an Ihr Team weiter.

Kostenlos testenLive-Demo starten
  • Funktioniert mit jeder Telefonanlage
  • Keine Gesprächsaufzeichnung
  • Hosting in der EU
  • Monatlich kündbar

Beispielablauf

Wasserschaden am Samstagabend

  1. Ein Mieter meldet Wasser, das durch die Decke kommt.

  2. Der Assistent fragt nach Objekt, Wohnung und Rückrufnummer.

  3. Nach Ihren Regeln ist das ein Notfall. Der Assistent stellt zur Bereitschaft durch.

  4. Die Anfrage einer Interessentin nach einem Besichtigungstermin geht mit allen Angaben per E-Mail an Ihr Vermietungsteam.

Beispiel zur Veranschaulichung. Ihre Abläufe stimmen wir vor dem Start mit Ihnen ab.

Am Telefon in der Hausverwaltung: drei typische Situationen

  • Anrufe außerhalb der Bürozeiten

    Viele Mieter rufen vor oder nach der Arbeit an, also dann, wenn das Büro nicht besetzt ist.

  • Schadensmeldungen ohne Details

    Auf der Mailbox fehlen Objekt, Wohnung und Erreichbarkeit. Jede Meldung braucht erst einen Rückruf, bevor etwas passiert.

  • Notfall am Wochenende

    Ein Wasserschaden duldet keinen Aufschub, die Frage zur Abrechnung schon. Am Telefon muss jemand unterscheiden.

Das übernimmt der KI-Telefonassistent in der Hausverwaltung

Was bei Ihrem Team bleibt

Auskünfte zu Verträgen, Abrechnungen oder Rechtsfragen bleiben bei Ihrem Team.

Alle Anwendungsfälle im Blog

  • Mieteranliegen strukturiert aufnehmen

    Objekt, Wohnung, Anliegen und Rückrufnummer fragt der Assistent ab und schickt sie Ihrem Team als Zusammenfassung.

  • Schadensmeldungen einordnen

    Der Assistent fragt nach, was passiert ist, und kennzeichnet dringende Meldungen.

  • Notfälle durchstellen

    Was als Notfall gilt und wer dann erreichbar ist, legen Sie fest.

  • Besichtigungsanfragen erfassen

    Objekt, Wunschtermin und Kontaktdaten liegen vor, bevor jemand zurückruft.

  • Rückrufe organisieren

    Jedes Anliegen kommt mit Priorität per E-Mail. Ihr Team ruft gezielt zurück, statt die Mailbox abzuhören.

Was kostet der KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen?

  • Pro299 € pro Monat

    Für Verwaltungen mit Tagesgeschäft und mehreren Ansprechpartnern.

    4.000 Anrufminuten inklusive · Geeignet für 100–200 Anrufe täglich

    Pro anfragen

  • Business499 € pro Monat

    Für viel Mieterverkehr, mehrere Standorte und Bereitschaftsdienst.

    8.000 Anrufminuten inklusive · Geeignet ab 200 Anrufen täglich

    Business anfragen

Alle Pakete sind monatlich kündbar. Ist das Minutenpaket ausgeschöpft, wird nach tatsächlicher Nutzung weiter berechnet. Details auf der Preisseite.

Schätzung bei durchschnittlich 2 Minuten pro Anruf.

Datenschutz in der Hausverwaltung

  • Gespräche werden nicht aufgezeichnet.
  • Für die Zusammenfassung entstehen nur Kurztranskripte mit kurzen Speicherfristen.
  • Die Infrastruktur läuft in europäischen Rechenzentren.
  • Auf Wunsch löschen wir alle Daten sofort.
Technologie und Datenschutz

Häufige Fragen

Kann der Assistent Schadensmeldungen von Mietern aufnehmen?
Ja. Der Assistent fragt Objekt, Wohnung, Art des Schadens und Rückrufnummer ab. Ihr Team erhält die Meldung als Zusammenfassung per E-Mail, dringende Fälle sind hervorgehoben.
Was passiert bei einem Notfall außerhalb der Bürozeiten?
Vor dem Start legen wir gemeinsam fest, was als Notfall gilt und wohin der Anruf dann geht. Solche Anrufe stellt der Assistent auf Wunsch direkt durch.
Lassen sich mehrere Standorte oder Teams abdecken?
Ja. Ab dem Pro-Paket sind mehrere Telefonassistenten und Telefonnummern enthalten. Die Einzelheiten stehen in der Preisübersicht.
Werden Gespräche mit Mietern aufgezeichnet?
Nein. Gespräche werden nicht mitgeschnitten. Für die E-Mail-Zusammenfassung entstehen nur Kurztranskripte mit kurzen Speicherfristen. Die Infrastruktur läuft in europäischen Rechenzentren, auf Wunsch löschen wir alle Daten sofort.
Alle Fragen und Antworten

So starten Sie

  1. Live testenSprechen Sie in der Demo mit dem Assistenten und schildern Sie uns Ihre Abläufe.

  2. Gemeinsam abstimmenWir legen mit Ihnen Begrüßung, Rückfragen, Weiterleitungen und Notfallregeln fest.

  3. Mit echten Anrufen prüfenKurztest mit echter Nummer. Erst danach entscheiden Sie.

Weitere Branchen

  • Handwerk & SHK

    Notfälle priorisieren, Kundenanliegen erfassen, Rückrufe koordinieren und Termine aufnehmen.

  • Hotels

    Reservierungsanfragen beantworten, Buchungswünsche erfassen und wiederkehrende Gästefragen automatisieren.

  • Praxen

    Terminwünsche und Standardanfragen aufnehmen und Mitarbeitende am Telefon entlasten.

  • Restaurants

    Tischreservierungen aufnehmen, Öffnungszeiten und Takeaway-Fragen beantworten und das Team im Service entlasten.

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Mit Ihrer Nummer und echten Anrufen. Sie entscheiden erst nach dem Test.

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